Transformasi Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Digital

JAKARTA, HUMAS MKRI - Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi (Sekjen MK) M. Guntur Hamzah menjadi pembicara kunci dalam Rapat Koordinasi Penyelamatan Arsip Statis Nasional Tahun 2022, pada Selasa (22/11/2022) di Hotel Ra Suites Simatupang, Jakarta. Kegiatan tersebut dihadiri oleh Kepala Arsip Nasional RI, Imam Gunarto dan perwakilan instansi lainnya.

Guntur yang hadir secara luring mengatakan arsip merupakan sumber informasi, bukti dan bahan pertanggungjawaban lembaga yang paling faktual, utuh, sistematis, autentik, dan  terpercaya. “Karena arsip sebagai sumber informasi yang sangat penting, maka arsip juga merupakan aset nasional yang sangat berharga dan harus dilindungi, sebagaimana pernyataan  Arthur G. Doughty (1924): “Of all our national assets, Archives are the most precious, they are the gift of one generation to another and the extent of our care of them marks the extent of our civilization”,” tutur Guntur.

Dikatakan Guntur, sejarah peradaban manusia di masa lalu tentang suatu bangsa akan dapat diketahui dan dipelajari apabila terdapat arsip yang tersimpan secara lengkap, otentik, dan terpercaya. Namun tidak akan ada sejarah tentang bangsa atau peradaban manusia pada zamannya jika tidak ada arsip.

“Bagi lembaga pengadilan seperti Mahkamah Konstitusi, arsip merupakan informasi yang dapat berperan sebagai database keilmuan, karena menjadi pusat informasi yang relatif langgeng mengenai peristiwa-peristiwa hukum berupa penanganan perkara konstitusi yang menggambarkan dinamika perjalanan kehidupan politik suatu bangsa. Arsip negara yang diciptakan oleh Mahkamah Konstitusi tersebut sebagai memory kolektive, arsip bernilai sejarah yang sangat penting bagi pertanggungjawaban nasional kepada generasi sekarang maupun generasi mendatang,” tegas Guntur.

Menurut Guntur,  MK memandang penting  dan memberikan perhatian terhadap  pengelolaan, penyelamatan, dan pelestarian arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tersebut. Terutama arsip perkara dan putusan yang merupakan cerminan pelaksanaan kewenangan dan kewajiban konstitusional MK.

Sebagai bentuk komitmen lembaga dalam mempertanggungjawabkan aktivitasnya kepada publik terkait dengan pengelolaan, penyelamatan, dan pelestarian arsip tersebut, MK telah melaksanakan penyerahan arsip statis  ke Arsip Nasional RI sebanyak 21 kali yang dilaksanakan sejak tahun 2006 hingga tahun 2022. Guntur juga menjelaskan, MK telah menyerahkan arsip ke Arsip Nasional RI sejak Tahun 2006–2022 sebanyak 2.631 berkas, dengan jumlah arsip tekstual sebanyak 6.222 boks, arsip rekaman suara sebanyak 1031 kaset 870 CD, arsip video sebanyak 2.420 DVD/CD dan arsip digital sebanyak 224 CD dan 14  flash disk.

 

Penyelamatan Arsip

Pada kesempatan itu, Guntur juga menegaskan, keberhasilan lembaga negara dan masyarakat dalam penyelamatan arsip sangat ditentukan oleh pengelolaan arsip dinamis yang sesuai dengan standar dan peraturan perundang-undangan yang terdapat dalam Pasal 40 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (UU Kearsipan). Pasal tersebut telah mengamanatkan bahwa setiap lembaga pencipta arsip wajib mengelola arsip sesuai secara andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai norma, standar, prosedur dan kriteria yang dilaksanakan dengan cara, menciptakan arsip yang baik dan benar (autentik, utuh, dan  terpercaya) sebagaimana ketentuan Pasal 41 UU Kearsipan. Kemudian, melihara keamanan dan keselamatan arsip (Pasal 42 UU Kearsipan). Selain itu, wajib menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional (Pasal 53 UU Kearsipan).

“Adanya perubahan global yang ditandai dengan transformasi digital tersebut membawa tuntutan terciptanya pemerintahan yang baik dan bersih. Tata pemerintahan yang baik (good governance) dengan berprinsip pada transparansi, akuntabilitas, menjunjung tinggi hukum, serta terbukanya partisipasi masyarakat.  Guna mewujudkan pemerintahan yang baik dan bersih dibutuhkan suatu langkah kebijakan yang terarah dalam perubahan sistem kelembagaan dan ketatalaksanaan melalui pemanfaatan  teknologi informasi dan komunikasi dalam proses pemerintahan (e-government),” lanjut Guntur.

Pengembangan e-government tersebut, terang Guntur, merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan berbasis elektronik guna meningkatkan kualitas pelayanan publik secara efektif dan efisien. Pemanfaatan teknologi dan informasi dalam proses pemerintahan diharapkan akan meningkatkan efisiensi, efektifvtas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. 

Sejalan dengan hal tersebut, Guntur menjelaskan, pemerintah tidak bisa mengandalkan sistem pengelolaan arsip dilaksanakan dengan pola-pola manual/konvensional. Pemerintah  dituntut harus  mampu mentransformasikan sistem kearsipan yang masih manual ke sistem digital, termasuk dalam pelaksanaan penyelamatan arsip.

 

Penulis: Utami Argawati.

Editor: Nur R.

Source: Laman Mahkamah Konstitusi